首先确定年会主题，邀请函的封面，由年会名称和“邀请函（书）”组成。邀请函正文包括开头、主体和结尾三部分。在开头部分主要写明举办年会的背景和目的，用相应的敬语。主体部分需要阐明一些具体事项以及联系联络信息。

落款处署主办单位名称并盖章，最后写上成文时间，具体到某年某月某日。