当民办教师的花名册丢失时，应立即前往社会管理部门进行档案挂失，并申请补办。在补办前，需要准备一些相关材料，可以咨询服务机构了解具体需要哪些材料。将材料准备齐全后，再去往相关管理部门申请补办档案材料。

相关工作人员确认材料无误后，会为我们开具相关的补办手续。有了补办手续后，就可以去补办丢失的材料，补办完成后归档存放到相关的部门中。在归档前需要交给工作人员审查，确认材料已经补办完成，方可办理材料的重新整合存放。